6 consejos para tener una reunión de trabajo perfecta

Comienza el nuevo año y, con él, los mejores propósitos a nivel personal y profesional. Tras las Fiestas, que han parecido un oasis en el desierto, la vuelta a la rutina da el pistoletazo de salida a nuevos actos, convenciones, mítines, etc. El hotel Barceló Sants, experto en darle un twist diferenciador a cualquier tipo de evento, nos ha presentado estos seis consejos a seguir para garantizar una reunión de trabajo positiva y exitosa:

1. Planificar: Es necesario establecer una agenda de los asuntos a tratar. Resulta importante que quienes vayan a asistir sean contactados individualmente, por ejemplo, a través de una aplicación online que permita enviar un 'save the date' personalizado con el día, la hora, el lugar y los temas que allí se discutirán. Sin un rumbo claro, puede generarse la sensación de que se está perdiendo el tiempo.

2. Respetar el timing: Una vez convocados, es importante insistir en la puntualidad, ya que así será posible discutir los temas agendados sin extender demasiado la reunión. ¿La hora ideal? A las 10:00 de la mañana: no resulta demasiado pronto, pero aún es el inicio de la jornada laboral, cuando la mente y el cuerpo están más despiertos y frescos para, por ejemplo, un brainstorming creativo.

3. El lugar del evento: El espacio físico en el cual se desarrolle el acto es de suma importancia. No es lo mismo reunirse, por ejemplo, en una sala gris, que en una estación orbital en pleno centro barcelonés. El entorno debe ser singular y atrevido. Barceló Sants, con más de 15 salones compatibles con todo tipo de actos y una decoración que invita a la lluvia de ideas, transporta sensorialmente a los asistentes a universos lejanos.

4. Instalaciones tecnológicas: Aunque se recomiende apagar los dispositivos móviles al inicio de la reunión para así facilitar la concentración, es importante disponer de instalaciones tecnológicas que faciliten una correcta presentación. Vivimos en la Era 2.0 y una reunión debe estar a la altura de las circunstancias. La seguridad de exponer en un entorno moderno y futurista es la clave para ganarse a los asistentes. En relación con ello, Barceló Sants cuenta, en la recepción del hotel, con un control de acceso digital, pantallas en las puertas de las salas con contenido audiovisual personalizado, o un inmenso Video Wall.

5. Evitar los monólogos y tratar los temas planificados: "Lo bueno, si breve, dos veces bueno". Siguiendo el refrán, la reunión debe ser efectiva, dinámica y rápida. Para ello, deberá contar con un líder que muestre seguridad en sí mismo, esté empapado del proyecto a tratar y evite caer en los monólogos extensos, tanto suyos como de los demás participantes. La agenda debe cumplirse para garantizar la máxima eficiencia.

6. Hacer un seguimiento post-reunión: Uno de los fallos más habituales es la falta de seguimiento a la reunión, que permite hacerse con el feedback de los que acudieron. Sin duda alguna, esto es algo vital para poder subsanar errores y planificar futuras reuniones, implementando ciertas mejoras y perfeccionando la relación con los asistentes.