¿Cómo funciona una factura electrónica?
La factura electrónica tiene la misma validez que una factura en papel
Las facturas recibidas por e-mail en formato PDF son válidas aunque sea sin firma digital
Si estás pensando en convertirte en profesional autónomo o en crear tu propia empresa, una de las cuestiones clave que debes conocer es qué tipos de factura existen y cuándo debes utilizar cada una de ellas. Sea cual sea el modelo que debas utilizar en cada momento, realizar una factura electrónica es siempre una posibilidad, y optar por este formato te permitirá agilizar este tipo de trámites, automatizar procesos y evitar un gasto innecesario de papel. Eso sí, para que la factura electrónica sea válida, deberá cumplir con ciertos requisitos. ¿Qué es y cómo funciona una factura electrónica?
Factura electrónica: qué es y cómo funciona
MÁS
Tanto si ejerces por cuenta propia como profesional autónomo como si decides crear una sociedad y actuar como persona jurídica, existen distintos tipos de facturas que puedes utilizar y que debes conocer para mantener tu contabilidad en orden y al día con respecto a los requerimientos de Hacienda. Todas ellas pueden realizarse también en formato electrónico, siempre que cuenten con toda la información necesaria. Además, actualmente no es necesario validarlas con firma electrónica, lo que facilita más su uso.
Tal y como recuerda el propio Ministerio de Hacienda, una factura electrónica es, ante todo, una factura. Esto significa que sus efectos legales son idénticos a los de una factura en papel, justificando la entrega de cualquier bien o la realización de un servicio para un cliente determinado. La única diferencia con respecto a una factura física es que, en este caso, se crea y se recibe en formato electrónico. En cualquier caso, debe ser aceptada por su destinatario.
Su regulación la encontramos en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Así, entre otras cosas, el Reglamento deja claro que, sea cual sea el tipo de factura, y tanto si se materializa en papel como en formato electrónico, este documento debe garantizar varias cosas:
- La legibilidad de la factura.
- La autenticidad del origen de la factura (es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona).
- La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado).
En el caso de la factura electrónica, la legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe. En cuanto a la autenticidad y la integridad de la factura, existen distintas vías para garantizarla:
- Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
- Mediante intercambio electrónico de datos EDI.
- Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
- Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.
En este sentido, en 2019 la Dirección General de Tributos (DGT) reconoció que las facturas recibidas por e-mail en formato PDF son válidas, aunque no lleven firma digital.
Por último, hay que distinguir entre varios tipos de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado. La diferencia entre ellas se encuentra en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado, mientras que el no estructurado no lo facilita. Así, las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor.