Consejos organizar una reunión online esta Navidad
Las reuniones online son mucho más eficientes, pero es necesario compensar la pérdida de cercanía física y evitar que se pierda comunicación
Contar con la tecnología adecuada, organizar turnos de palabra, crear resúmenes de lo tratado... son trucos para mejorar estos eventos
Las reuniones online se han convertido en tendencia a raíz del confinamiento por coronavirus y, afortunadamente, parece que la introducción de este tipo de práctica ha llegado para quedarse. Sus ventajas son muchas: un importante ahorro de tiempo para los trabajadores, una menor necesidad de desplazamientos físicos (con el consecuente impacto positivo para el medio ambiente), ahorro económico, agilidad en la gestión de proyectos, una mayor eficiencia... Sin embargo, para que estas reuniones sean verdaderamente prácticas, es importante gestionarlas adecuadamente para que todas las partes implicadas puedan participar sin que se pierda ninguna información por el camino. ¿Cómo hacer una reunión online exitosa? ¿Qué programas para reunión online puedes utilizar? ¿Qué apps?
Cómo hacer una reunión online y qué programas utilizar
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Aunque las reuniones online pueden ser mucho más eficientes por distintos motivos, también es cierto que se pierden la inmediatez y cercanía del contacto físico. Es importante organizarlas de forma que todos los interesados puedan intervenir y compartir sus dudas, sin que se pierda información por el camino. Por eso, un primer aspecto clave es elegir un programa para reuniones online adecuado, especialmente si va a participar un número importante de personas. Del mismo modo, la calidad de la conexión, micrófono, altavoz... también serán básicos para una comunicación fluida.
Algunas de las herramientas o apps para reuniones online mejor valoradas son las siguientes:
- GoToMeeting. Se caracteriza por contar con pantalla compartida y excelente calidad de llamadas.
- Hangouts de Google. Es una opción perfecta si trabajas con el resto de herramientas del ecosistema Google.
- Join.me. Una herramienta clave para reuniones de pantalla compartida que requieran ser rápidas y fáciles.
- Zoom. Permite realizar videoconferencias, chats e impartir webinars de forma rápida y sencilla.
- Skype. Un clásico en las videoconferencias con presencia en todo el mundo, aunque de uso un poco más complicado.
Es importante que todos los participantes cuenten con experiencia en el uso de la herramienta elegida, y que el uso de esta sea estable, sin cambiar constantemente de aplicación. Además, ayudará el hecho de que esta app esté integrada con otras herramientas (por ejemplo, de gestión de equipo) para que el trabajo sea más fácil para todos.
Otro consejo clave es programar este tipo de reuniones teniendo en cuenta el horario de quienes vayan a participar en ella, evitando momentos de agotamiento (por ejemplo, al final del día) para que el cansancio no reste efectividad o atención. También conviene no perder de vista que las reuniones, por muy virtuales que sean, siguen quitando tiempo en la agenda de cualquier persona: hay que respetarlas de la misma manera, no cancelar a última hora y ser serios en cuanto a la asistencia de sus participantes. Del mismo modo que no abandonamos una reunión física sin un motivo de peso, lo mismo debe aplicarse a las reuniones virtuales, y lo mismo se aplica a la puntualidad: invita a los asistentes a conectarse 5 minutos antes para comenzar en tiempo.
Además, para ganar en eficiencia, procura que todo el material que se vaya a tratar, instrucciones de acceso a la reunión... estén claros desde mucho antes de que se celebre. Se trata de ir al grano y no perderse en quejas y problemas de cada uno de los participantes, centrándonos en lo verdaderamente importante.
Por último, dirigir ese tipo de eventos resulta un poco más complicado que en el caso de las reuniones físicas: no olvides presentar a todos los asistentes, pedirles que silencien sus micrófonos salvo cuando vayan a intervenir (así se evitarán muchas distracciones y ruidos ambientales), utilizar en la medida de lo posible un chat paralelo para compartir información relevante, gestionar adecuadamente los turnos de palabra y, en definitiva, moderar de forma eficaz las intervenciones.
Además, conviene no convertir estas reuniones en un monólogo: solo conseguirás que los participantes desconecten mentalmente y no estén atentos. Al contrario, pídeles opinión y hazles partícipes del proceso. También resultará de gran utilidad crear siempre un pequeño resumen de lo comentado y enviarlo por email a todos los participantes, así como grabar la reunión para que quien así lo desee pueda repasarla en busca de algún punto concreto.