Técnicos, científicos, ejecutivos... ¿Cómo hacer un informe y qué partes debe contener?

Los informes son documentos que se utilizan constantemente en el entorno laboral y en el académico. Sirven para comunicar información en diferentes formas: datos, estadísticas, investigaciones, reconocimientos, trabajos... y funcionan con una estructura determinada que puede variar en función del caso, pero en la que siempre deben darse ciertos elementos en común. Sea cual sea tu necesidad, toma nota de cómo hacer un informe perfecto y cuál es su estructura.

Si te han encargado hacer un informe y no sabes por dónde empezar, lo primero que debes tener en cuenta es que este tipo de documento trata de ofrecer información ordenada y clara, aportando los datos necesarios para comprender el asunto de que se trate y las fuentes o métodos empleados para ello. Suele redactarse usando un lenguaje formal e informativo, haciendo uso de vocabulario técnico y específico, y la clave es explicar en profundidad el objeto del informe y explorar en este texto todas las dimensiones que queramos, siempre de forma documentada y seria.

Para comprender mejor de qué clase de documento se trata resulta de utilidad conocer qué tipos de informe existen: los hay científicos (los más estrictos en cuanto a su forma), técnicos (por ejemplo, sobre sociología, antropología, psicología social...centrados en explicar estudios o ideas), de divulgación...

Su finalidad también puede variar: puede que la meta del informe sea exponer una determinada información, pero también analizar un asunto para justificar una decisión o acción, o bien para convencer o persuadir acerca de determinada conclusión. También puede variar su tamaño: los informes ejecutivos suelen ser una especie de resumen del informe global, que puede consultarse para mayor profundidad.

Sea cual sea el caso, es habitual que todo informe contenga cierta información y elementos comunes en su estructura, comenzando por un título que defina su objetivo, los datos del autor o autores, una definición general de la meta que persigue el trabajo y una concreción del proceso y método seguido para llegar a ella.

Entrando de lleno en la materia, la estructura se divide, como en otros muchos tipos de texto, con una introducción, un cuerpo y unas conclusiones. La extensión de estas áreas puede variar mucho en función del caso, pero es importante que el texto se encuentre dividido de forma que resulte fácil de comprender, facilitando además la posibilidad de buscar áreas concretas sin perdernos. Para ello puedes recurrir a títulos secundarios y a tantos niveles como necesites, y no debe faltar un índice.

Eso sí, lo normal será que el cuerpo sea la parte más extensa, ya que es en este área en la que tendrás que explicar el grueso del asunto. En este punto, si quieres que tu informe resulte más fácil de comprender y más ilustrativo, una opción es recurrir a gráficos, diagramas, imágenes, tablas de contenido, resúmenes, apéndices, hipervínculos, notas a pie de página... De esta forma permitirás al lector ampliar información, así como hacerla más visual y fácil de entender.

Por último, no hay que olvidar la bibliografía: en ella deberás recoger todas las fuentes utilizadas, que deberán indicarse en el texto. Tampoco los anexos, que suelen aparecer en los informes científicos o financieros y que aportan información extra con la que ampliar lo que se ha puesto de manifiesto durante el escrito.

Ante la duda, lo mejor es consultar otros informes sobre el área que vayas a tratar y analizar cómo están redactados antes de comenzar a escribir. Sírvete de varios ejemplos y trata de seleccionar aquello que más se ajuste a tus necesidades, tomando los elementos que más te gusten de cada uno de ellos. También pedir a otras personas que revisen tu texto: incluso aunque tengas experiencia en ello, otras personas podrán hacerte ver qué puntos resultan difíciles de comprender o qué posibles áreas de mejora existen.