Diez documentos importantes que debes tener preparados en una carpeta por si algún día faltas

Hay conversaciones que se aplazan indefinidamente no porque sean difíciles de mantener, sino porque nadie quiere ser quien las comience. Lo que ocurre cuando alguien fallece es una de ellas. Y esa manera de evitar hablar de ello tiene un coste muy concreto y para nada baladí, ya que según datos del Consejo General del Notariado, uno de cada cinco españoles fallece sin haber otorgado testamento. Cada año los tribunales españoles registran más de 26.000 litigios relacionados con herencias, y muchos de esos conflictos podrían evitarse con una dosis de planificación básica que no necesita de tu tiempo más allá de unas horas y tener una carpeta.

Estos son los diez documentos que cualquier persona debería tener localizados, actualizados y accesibles para quienes se queden después. No hace falta ser mayor ni estar enfermo para pensar en hacerlo. Hace falta, simplemente, querer facilitar las cosas.

Los 10 documentos que debes guardar por si algún día faltas

Certificado de nacimiento

Es el documento que acredita la identidad civil de una persona desde su origen. En España se puede conseguir en el Registro Civil y puede solicitarse en formato digital a través de la sede electrónica del Ministerio de Justicia. Los herederos lo necesitarán para acreditar su parentesco en los trámites sucesorios.

DNI y/o tarjeta de la Seguridad Social

El Documento Nacional de Identidad es la pieza central de cualquier gestión administrativa en España. La tarjeta sanitaria individual, por su parte, facilita el acceso al historial médico del finado y a las prestaciones públicas. Tenerlos a mano en un lugar conocido evita demoras innecesarias desde el primer momento, para así poder centrarse en lo que de verdad importa.

Pasaporte

Imprescindible si hay bienes o vínculos en el extranjero, o si la persona fallece fuera de España. También puede requerirse para trámites consulares. Conviene comprobar que no está caducado y renovarlo con antelación si fuera necesario.

Escrituras de propiedad

Cualquier inmueble que forme parte del patrimonio, ya sean viviendas, locales, garajes, terrenos, etc., debe estar documentado con su escritura pública. Sin este documento, los herederos tendrán que recurrir al Registro de la Propiedad para obtener copias, lo que alarga los plazos y genera costes adicionales. Es recomendable guardar también los recibos del IBI y la referencia catastral.

Póliza de seguro de vida

España dispone de un Registro de Contratos de Seguros de Cobertura de Fallecimiento, dependiente del Ministerio de Justicia, que permite a los herederos consultar si el fallecido tenía contratado algún seguro. Sin embargo, los datos solo están disponibles durante cinco años desde la defunción. Guardar la póliza física evita depender de ese plazo y de los trámites de consulta.

Historial médico e informes relevantes

Este documento resulta especialmente importante en aquellas personas con enfermedades crónicas, tratamientos en curso o intervenciones quirúrgicas recientes. Este documento puede ser determinante en reclamaciones a seguros de vida con cláusulas de preexistencias, en decisiones médicas urgentes y en la tramitación de invalidez o pensiones pendientes.

Certificado de matrimonio o sentencia de divorcio

El estado civil en el momento del fallecimiento determina quién tiene derechos sucesorios y en qué medida. En ausencia de testamento, la ley española no reconoce derechos hereditarios a las parejas de hecho en la mayoría de las comunidades autónomas, mientras que un cónyuge casado sí tiene derechos reconocidos por el Código Civil. Este documento puede resultar decisivo en una sucesión intestada.

Permiso de circulación y documentación del vehículo

La ficha técnica, el permiso de circulación y el justificante del seguro del vehículo son necesarios para su transmisión. Sin ellos, los herederos no pueden gestionar el cambio de titularidad con la Dirección General de Tráfico, lo que puede llegar a generar multas y responsabilidades adicionales sobre un vehículo que ya se no utiliza.

Testamento

Es el documento más importante de todos y también el más postergado. Solo el 15% de los españoles lo tiene hecho antes de morir. Su ausencia obliga a iniciar un procedimiento de declaración de herederos abintestato, más largo, más costoso y, con frecuencia, una fuente de conflictos familiares. Un testamento notarial abierto en España tiene un coste de entre 36 y 60 euros. Una vez otorgado, queda inscrito en el Registro General de Actos de Última Voluntad.

Lista de cuentas digitales y contraseñas

Es el documento más nuevo de esta lista y a menudo el más ignorado. El 80% de las personas nunca ha pensado en su legado digital. En España, en enero de 2025 había 39,7 millones de usuarios con perfil en redes sociales. Cuentas bancarias online, suscripciones, correos electrónicos, criptomonedas, plataformas de inversión: sin las contraseñas correspondientes, los herederos enfrentan obstáculos legales y técnicos para acceder a esos activos. 

El artículo 96 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) reconoce el derecho al testamento digital en España, pero su aplicación práctica exige que exista información previa sobre qué cuentas gestionar y cómo acceder a ellas. La recomendación de los expertos es guardar esa lista en un gestor de contraseñas con función de acceso de emergencia, con una copia física en lugar seguro y otra con el notario o albacea.

Una carpeta, diez documentos, una tarde. Es todo lo que separa a una familia de un proceso de duelo sin sobresaltos administrativos de uno con años de litigios y costes evitables. Eso sí, esta no es una lista cerrada, sino solo lo básico. Sobre esto podemos añadir más información y documentación, por ejemplo incluyendo una carta de despedida para nuestros seres queridos.