El registro de jornada en papel deja de ser suficiente para la Inspección de Trabajo

El registro de jornada en papel o en hojas de Excel ya no garantiza la validez legal de los fichajes. En las actuaciones más recientes, la Inspección de Trabajo está solicitando que el control horario sea digital, accesible de forma inmediata y con garantías de integridad, especialmente en contextos de denuncia por parte de un empleado. 

El registro digital deja de ser solo una opción 

En 2026 y 2027 confluyen distintas normas que obligan a las empresas a revisar sus sistemas internos de organización, control y gestión de la información. Sin embargo, la exigencia del registro horario digital se ha convertido en la cuestión más urgente. Aunque todavía hay compañías que aplazan el cambio bajo el argumento de que “aún no es obligatorio”, ese planteamiento ya no se ajusta a la realidad inspectora actual. 

En las inspecciones más recientes no basta con acreditar que existe un registro de jornada. Los inspectores están requiriendo el volcado digital completo de los registros, accesible de forma inmediata y con garantías de integridad. Cuando la empresa presenta fotografías de hojas en papel, cuadrantes firmados a posteriori o documentos reconstruidos, la respuesta habitual es que ese soporte no permite verificar la jornada real trabajada. 

El papel dificulta acreditar pausas, horas extraordinarias, coherencia con las nóminas o la disponibilidad inmediata de la información durante una actuación inspectora. Este cambio de enfoque ya está teniendo consecuencias económicas. Se están imponiendo sanciones por registro horario inadecuado, incluso cuando sí existe un control, al considerarse una infracción grave que puede superar los 7.500 euros. 

Uno de los desencadenantes más frecuentes de una inspección es la denuncia de un trabajador. En ese escenario, defender la validez de fichajes en papel resulta especialmente complejo. 

Ante este contexto, cada vez más empresas están optando por herramientas digitales específicas para el control horario. Aplicaciones como Kronjop o Clockify permiten registrar la jornada de forma estructurada y facilitar la gestión con la asesoría laboral, además de ofrecer soluciones económicas y sencillas de configurar. 

Otras normativas 

La digitalización del registro horario no es un cambio aislado. Está alineada con otras obligaciones normativas que afectan a la organización interna. El control de jornada implica tratamiento de datos personales y, en algunos casos, información sensible vinculada a hábitos laborales. La Agencia Española de Protección de Datos está prestando especial atención a cómo se almacenan estos datos, quién accede a ellos y durante cuánto tiempo se conservan. 

También cobra relevancia el derecho a la desconexión digital. Se han confirmado multas superiores a 1.500 euros por el envío de un único mensaje fuera del horario laboral. Sin un sistema que delimite con precisión la jornada efectiva, resulta difícil acreditar que una comunicación no vulnera este derecho. 

A ello se suma la obligación de contar con un protocolo frente al acoso laboral y sexual, exigible a todas las organizaciones con independencia de su tamaño y que debe ser conocido y aplicable en la plantilla. 

En el ámbito fiscal, la implantación de Verifactu, prevista para el 1 de enero de 2027 tras su aplazamiento, marcará un punto de inflexión en la relación entre empresa y Administración. El sistema exigirá facturación trazable, inalterable y verificable, un criterio que ya se está extendiendo a otros ámbitos como el laboral. 

Hacia la digitalización laboral 

Los sistemas manuales o fácilmente reconstruibles pierden validez frente a modelos digitales estructurados y verificables en tiempo real. No se trata de obligaciones futuras, sino de un marco que ya está operando y que ya está generando sanciones. Las empresas que pospongan la adaptación asumen un riesgo que, en muchos casos, empieza a materializarse.