Álvaro Pascual, experto en facturación y contabilidad, explica los elementos clave que hay que revisar en las nóminas con frecuencia para evitar errores en la declaración de la renta
Ariadna López, abogada y divulgadora legal: "Desgraciadamente no sabemos leer nuestras nóminas, siguen siendo una incógnita"
La nómina contiene mucha más información que la cantidad que finalmente recibe el trabajador en su cuenta bancaria. En ella aparecen el salario bruto, los complementos, las bases de cotización, las aportaciones a la Seguridad Social y la retención del IRPF aplicada por la empresa. Y aún hoy en día, una parte de los empleados ni revisa ni llega a entender del todo estos conceptos.
La atención suele centrarse más en el importe neto, sin comprobar, eso sí, si la categoría profesional es correcta, si se han incluido todos los complementos o si el porcentaje de IRPF se ajusta a su situación económica y familiar.
Esta falta de control puede pasar inadvertida durante meses. Sin embargo, el problema aparece cuando llega la campaña de la Renta y el contribuyente descubre que las cantidades retenidas fueron insuficientes.
También puede ocurrir que existan diferencias entre las nóminas, las bases comunicadas a la Seguridad Social y los datos fiscales que tiene la Agencia Tributaria. “Muchas personas dan por hecho que todo lo demás está bien”, explica Álvaro Pascual López, CEO de Ǫuantax, expertos en facturación y contabilidad para autónomos.
Esa confianza puede terminar generando problemas. Según advierte, “aspectos como una retención de IRPF incorrecta, datos personales desactualizados o errores en los conceptos salariales pueden acabar generando diferencias importantes cuando llega la declaración de la Renta”.
Los cuatro apartados de la nómina que deberían revisarse
Aunque una nómina puede parecer difícil de interpretar, existen varios elementos básicos que todos los trabajadores deberían comprobar cada mes.
Un error puntual puede corregirse con relativa facilidad, pero una incidencia mantenida durante todo el año puede afectar a doce mensualidades, a las pagas extraordinarias y al resultado final de la declaración.
“Hay cuatro elementos clave. Primero, que los datos personales y la categoría profesional sean correctos. Segundo, que el salario base y los complementos coincidan con lo pactado. Tercero, que las cotizaciones a la Seguridad Social sean coherentes. Y el último, pero no por ello menos importante, revisar el porcentaje de retención del IRPF”, enumera el experto.
La categoría profesional puede estar relacionada con el salario establecido en el convenio colectivo, las funciones asignadas al empleado y determinados complementos. También conviene revisar:
- La antigüedad
- Las horas extraordinarias
- Las comisiones
- Los incentivos
- Y cualquier otra cantidad variable.
El salario bruto tampoco debe confundirse con el neto. El primero representa la remuneración antes de aplicar las deducciones, mientras que el segundo es la cantidad que acaba llegando a la cuenta.
Una reducción del importe neto no implica necesariamente que haya bajado el salario: puede deberse a un incremento de la retención o a otras deducciones correctamente aplicadas.
Cobrar más cada mes puede acabar en una renta a pagar
La retención del IRPF es un anticipo del impuesto que posteriormente se regulariza en la declaración de la renta. No representa el impuesto definitivo, sino una cantidad que la empresa descuenta del salario y entrega a Hacienda en nombre del trabajador.
Por ejemplo, una diferencia de 100 euros mensuales en las retenciones puede acumular un desfase de 1.200 euros al cabo de un año. Si la diferencia alcanza los 150 euros, el importe pendiente podría elevarse a 1.800 euros, sin contar otros ingresos o circunstancias personales que también influyan en el cálculo final.
“Si la retención es demasiado baja, durante el año el trabajador cobra algo más cada mes, pero es muy probable que, al hacer la declaración de la renta, tenga que devolver una cantidad considerable”, señala el experto.
Esta situación suele interpretarse erróneamente como una penalización de Hacienda. Sin embargo, lo que ocurre es que el contribuyente ha ido adelantando menos dinero del necesario durante el ejercicio. Como explica, “es una situación que sorprende a muchas personas porque confunden una mayor nómina mensual con un menor impuesto, cuando en realidad solo se ha aplazado ese pago”.
Cuándo interesa solicitar una retención superior
El trabajador puede pedir a su empresa que aplique voluntariamente un porcentaje de IRPF más alto. Esta decisión no reduce el impuesto total que corresponda pagar, pero permite repartirlo mejor durante el año y disminuir el riesgo de recibir una liquidación elevada en la campaña de la renta.
“En determinados casos puede ser una decisión muy inteligente”, sostiene el experto. Puede resultar especialmente conveniente “cuando se prevé un aumento de ingresos durante el año, se tienen varios pagadores, se reciben bonus importantes o simplemente se prefiere evitar un pago desproporcionado en la campaña de la renta”.
La diferencia puede apreciarse fácilmente en una nómina. Una subida de dos puntos en la retención sobre un salario bruto mensual de 2.000 euros supondría aproximadamente 40 euros menos de líquido al mes. A lo largo de doce mensualidades serían 480 euros adelantados adicionalmente a Hacienda.
“Muchas personas prefieren cobrar ligeramente menos cada mes y tener una declaración equilibrada, en lugar de enfrentarse a un pago inesperado de varios miles de euros”, comenta.
Cambiar de empresa o tener dos pagadores exige más vigilancia
La retención también puede quedarse corta cuando una persona cambia de empleo durante el ejercicio o cobra simultáneamente de varias empresas.
Cada pagador calcula el porcentaje utilizando la información de la que dispone, “pero normalmente desconoce los ingresos obtenidos con otros pagadores”, explica el especialista. Como resultado, “las retenciones normalmente suelen ser insuficientes para el conjunto de los ingresos”.
Un trabajador puede recibir cantidades correctamente calculadas por separado y, aun así, acumular una retención total inferior a la necesaria al sumar todas sus rentas. Por eso, “quien cambia de empresa, tiene dos empleos o combina un salario con alquileres, actividades económicas u otros rendimientos debería revisar periódicamente si la retención total sigue siendo adecuada para evitar sorpresas en la declaración”.
No es el número de pagadores, por sí solo, el que genera una mayor tributación. Lo determinante son los ingresos totales, las retenciones practicadas y las circunstancias personales del contribuyente.
Bonus, incentivos y retribuciones en especie
Los ingresos variables también pueden alterar la previsión fiscal realizada al principio del año. Una prima por objetivos, una comisión elevada o un bonus anual incrementan el salario bruto y pueden hacer que el porcentaje aplicado hasta ese momento resulte insuficiente.
También deben revisarse los productos o servicios que la empresa entrega al empleado como parte de su remuneración. El seguro médico, el vehículo de empresa, los cheques de comida o determinadas aportaciones pueden tener tratamientos fiscales diferentes.
“No todas las retribuciones en especie reciben el mismo tratamiento fiscal, por lo que conviene revisar cómo aparecen reflejadas en la nómina”, indica. Además, “un ingreso extraordinario no solo aumenta el salario de ese mes, sino que también puede tener impacto en la tributación anual”.
Los errores de la empresa también pueden afectar al trabajador
La confección de la nómina corresponde a la empresa, pero una retención insuficiente no elimina la obligación tributaria del empleado.
Hacienda calcula el impuesto según los ingresos y la situación del contribuyente, con independencia de que la compañía haya descontado una cantidad inferior a la adecuada.
“Los errores más habituales son aplicar una retención de IRPF inferior a la que corresponde, no actualizar la situación personal del trabajador cuando cambia o registrar incorrectamente determinados conceptos salariales”, detalla el especialista.
Puede ocurrir, por ejemplo, que no se haya comunicado un cambio de contrato, una variación de jornada o una modificación familiar relevante. También pueden aparecer cantidades salariales bajo conceptos incorrectos o bases de cotización que no coincidan con el salario bruto.
“Aunque la empresa sea quien confeccione la nómina, si durante el año se ha retenido menos de lo debido, Hacienda exigirá igualmente el impuesto correspondiente al contribuyente”, advierte.
Cómo comprobar las cotizaciones y las retenciones
El primer paso consiste en comparar la base de cotización incluida en la nómina con el salario bruto, la jornada y los conceptos salariales. No todas las cantidades tienen necesariamente el mismo tratamiento, pero una diferencia que no pueda explicarse debería consultarse. “Conviene comprobar que el porcentaje de retención del IRPF tiene sentido para su nivel de ingresos y su situación personal y familiar”, advierte.
El empleado también puede contrastar la información con los registros oficiales. “El trabajador puede acceder a su vida laboral y a su informe de bases de cotización a través de la Seguridad Social para verificar que la empresa está cotizando correctamente”.
Si existen diferencias entre los documentos o se detecta alguna anomalía, debe comunicarse cuanto antes para intentar resolverla antes de presentar la declaración.
Qué hacer cuando aparece un error en la nómina
Ignorar una incidencia no hace que desaparezca. Cuanto más tiempo se mantenga, mayor puede ser la cantidad afectada y más compleja será su regularización.
“Lo primero es comunicarlo cuanto antes al departamento de Recursos Humanos o a la empresa”, recomienda el especialista. La comunicación debería identificar claramente el mes afectado, el concepto dudoso y la diferencia detectada.
“Si existe un error, lo habitual es que se emita una nómina rectificativa y, si procede, se ajusten las retenciones o cotizaciones en los meses siguientes”, añade. En algunos casos bastará con corregir el porcentaje en las siguientes nóminas; en otros será necesario modificar información ya comunicada a los organismos públicos.
“Esperar hasta la campaña de la Renta suele complicar la solución. Cuanto antes se corrija una incidencia, más sencillo será evitar consecuencias”, sentencia.