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Existen muchos motivos por los que puede ser necesario cerrar una empresa, y esta decisión no siempre está relacionada con una mala racha económica: hay empresas que se crean para cumplir un fin concreto y que desaparecen una vez concluida esa tarea, otras que nacen con fecha de caducidad preestablecida... A veces el fin de la actividad empresarial puede deberse a una decisión personal, a un fallecimiento o a la imposibilidad de cumplir el fin para el que fue creada la empresa por alguna circunstancia sobrevenida. Sea cual sea el caso, existe una forma estandarizada de tramitar el fin de la actividad. ¿Cómo cerrar una Sociedad Limitada paso a paso? ¿Qué trámites es necesario llevar a cabo?
Si estás pensando en cerrar una Sociedad Limitada debes saber que existen tres pasos definidos que deberás cumplir. El primero es la disolución, el segundo consiste en la liquidación y el tercero en la cancelación de los asientos de la empresa en el Registro Mercantil.
Tal y como explican desde Red Autónomos, la disolución de la empresa supone parar su actividad y comenzar la fase de liquidación. Es el punto de inflexión que marca el inicio del fin de la sociedad.
Existen supuestos en que esta disolución se produce de forma automática, ya que la propia ley marca los requisitos que debe cumplir toda Sociedad Limitada y, por tanto, si cualquiera de ellos deja de cumplirse, nos encontraremos fuera de su marco. Así, aunque no haya acuerdo de la junta, la Sociedad Limitada se disolverá cuando el capital social del negocio se encuentre por debajo del mínimo obligatorio (3.005,06 euros) o cuando se den algunas de las causas fijadas en los Estatutos de la empresa.
El fin de la Sociedad Limitada puede deberse también a la voluntad de sus socios, que debe manifestarse a través de un acuerdo adoptado por la Junta General. La ley también recoge los motivos por los que puede disolverse la empresa: incapacidad para alcanzar el fin social; cese de la actividad de los órganos sociales; cese de la actividad objeto social de la empresa durante tres años consecutivos; y acumulación de pérdidas que impliquen la reducción del patrimonio contable por debajo de 1.502,53 euros.
El siguiente paso es la liquidación, que consiste en cerrar las cuentas de la empresa cobrando los créditos pendientes y pagando las deudas que resten por saldar. También habrá que vender los bienes de la sociedad y elaborar un Balance Final de Liquidación, con el consecuente pago de la cuota resultante a los socios, siempre que esto sea posible y en proporción a su participación en la sociedad, salvo que los estatutos sociales indiquen otra cosa.
En este proceso intervienen los "liquidadores", que pueden ser los propios administradores de la sociedad y que representarán a la empresa en cada paso hasta su cierre definitivo (por ejemplo, en caso de necesidad de acudir al arbitraje, en caso de acudir a juicio...) y que será los responsables de la contabilidad de la empresa hasta el final. Es especialmente importante su obligación de velar por la integridad del patrimonio social.
Un último paso en la liquidación de la empresa es reservar un uno por ciento de la cuota recibida para pagar el Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados. En caso de que la adjudicación consista en un bien y no en dinero, la operación estará sujeta al IVA que corresponda al tipo de bien de que se trate. Con la liquidación, la personalidad jurídica de la empresa desaparece.
El último paso es la cancelación de los asientos de la empresa en el Registro Mercantil. Para ello basta con orientar la escritura de extinción de la sociedad en el Registro, además de otros documentos como los libros de comercio, la correspondencia, la documentación y los justificantes sobre el tráfico mercantil de la empresa.
Sobre la escritura de extinción, esta debe formalizarse ante notario y contener cierta información mínima, mencionando que el Balance Final, el Informe de los liquidadores y el Proyecto de División del Haber Social se han aprobado en Junta General. Además, es necesario que el plazo de impugnación de todos estos documentos haya transcurrido sin que nadie los haya impugnado, o bien que la sentencia que resuelva acerca de una posible impugnación sea firme. También es necesario que antes de formalizar el fin de la empresa estén saldadas las cuentas pendientes, incluyendo las cuotas de los socios, o bien que su importe se haya consignado a su disposición.
Por último, es importante saber que la escritura de extinción debe incluir el Balance Final de Liquidación y una lista de los socios, mencionando los datos de identificación de cada uno de ellos, así como la cuantía recibida en cada caso.