Un error relacionado con las dietas y los desplazamientos puede salir caro en la declaración de la renta 2025-2026
Las dietas y asignaciones para gastos de viaje quedarán exentas si compensan gastos generados por motivos laborales y se respetan los límites legales
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La campaña de la declaración de la renta 2025 comenzará el miércoles 8 de abril de 2026, fecha a partir de la cual los contribuyentes podrán presentar su declaración por internet a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria. El plazo para presentar la declaración de la renta 2025 finalizará el martes 30 de junio de 2026. Con el calendario fiscal ya claro, posiblemente sean muchos los trabajadores que revisarán sus datos sin percatarse de que existe un capítulo especialmente propicio para los errores: el tratamiento de las dietas y los gastos de desplazamiento laboral.
El error más frecuente: confundir retribución con exención
Las dietas y asignaciones para gastos de viaje se consideran una retribución del trabajo y, por tanto, deben tributar en el IRPF. No obstante, quedarán exentas si compensan gastos generados por motivos laborales y se respetan los límites legales. Este matiz es exactamente el punto en el que se producen la mayoría de los errores. O bien el contribuyente declara como rendimiento del trabajo importes que deberían estar exentos, pagando impuestos de más con ello, o bien aplica la exención sobre cantidades que no la tienen, con el consiguiente riesgo de una liquidación adicional de Hacienda.
El Reglamento del IRPF establece en su artículo 9 la exención de dietas y gastos de viaje en el IRPF siempre y cuando se cumplan los requisitos y límites fijados por el propio reglamento.
Los límites que no se deben superar en 2025
Las dietas están exentas de IRPF. En el caso de los gastos de manutención, hasta 53,34 euros por día si el desplazamiento se hace dentro del territorio español. Si el desplazamiento es al extranjero, la cuantía asciende hasta 91,35 euros al día. Estas cuantías se aplican cuando el trabajador pernocta fuera de su municipio habitual de trabajo y residencia. Cuando no existe pernoctación, la cuantía exenta es de 26,67 euros o 48,08 euros por día, en función de si el desplazamiento es dentro o fuera del territorio nacional.
Respecto a los gastos de locomoción, Hacienda sube a 0,26 euros por kilómetro la exención en el IRPF por gastos de viaje de trabajo, para aquellos contribuyentes que utilicen su coche particular para realizar desplazamientos relacionados con su trabajo. Esta subida cubre el combustible y los gastos relacionados con el desgaste del vehículo, junto con la parte proporcional del seguro y los impuestos relacionados.
Solo el exceso sobre esos topes tributa. Así, un solo día con un gasto de manutención de 60 euros en territorio nacional con pernoctación implicaría declarar los 6,66 euros de diferencia como rendimiento del trabajo.
Tres trampas ocultas que nadie avisa
El trayecto de casa al trabajo no está exento. No están exentos los pagos por el trayecto desde el domicilio hasta el centro de trabajo. Este es uno de los errores más extendidos entre quienes reciben asignaciones de kilometraje.
La regla de los nueve meses. Cuando se trate de desplazamiento y permanencia por un período continuado superior a nueve meses no se exceptuarán de gravamen dichas asignaciones. A estos efectos no se descontará el tiempo de vacaciones, enfermedad u otras circunstancias que no impliquen alteración del destino. Muchos trabajadores destinados durante largo tiempo en un municipio diferente al suyo siguen cobrando dietas sin saber que, superado ese umbral, esos importes tributan íntegramente.
Los peajes sin ticket. Hacienda aceptó 0,26 €/km pero rechazó peajes sin ticket con una liquidación adicional de 8.000 €. Los gastos de peaje y aparcamiento son también exentos, pero solo si se acreditan documentalmente.
¿Quién responde ante Hacienda?
Aquí hay una confusión generalizada. El trabajador no debe justificar las dietas ante Hacienda, sino que debe hacerlo la empresa pagadora. Es el empleador quien tiene la obligación de demostrar que esos pagos se hicieron como consecuencia del trabajo. La carga de la prueba, por lo tanto, corresponde al empleador.
Sin embargo, que la carga de la prueba recaiga sobre la empresa no exime al trabajador de las consecuencias. Si no se cumplen los requisitos, el trabajador tendrá que tributar por dichas cantidades; a la empresa puede exigirse el ingreso de las retenciones no practicadas, con su correspondiente recargo y sanción; y las cantidades tendrán que cotizar a la Seguridad Social con el correspondiente recargo y sanción.
Es responsabilidad de los empleados guardar los tickets o facturas y ponerlos a disposición de la empresa. La empresa es la que tiene la responsabilidad de hacer las comprobaciones tributarias pertinentes y de conservar la documentación.
Antes de confirmar el borrador, conviene verificar que las dietas percibidas a lo largo de 2025 figuran en la nómina como concepto separado al salario, que ninguna supera los límites legales vigentes, que no se ha permanecido más de nueve meses en el mismo destino, y que los desplazamientos en vehículo propio tienen justificante documental. Un descuido en cualquiera de estos puntos puede convertir una cantidad exenta en rendimiento del trabajo, con el impacto directo sobre la cuota a pagar que ello supone.
