¿Qué sanciones impone la nueva Ley de control horario digital para 2026?
Ante el nuevo régimen sancionador, las aplicaciones para registro horario como Kronjop o Intervals se postulan como las alternativas principales para cumplir la normativa
Según datos de la Inspección de Trabajo, el año pasado se impusieron 1.879 sanciones a empresas relacionadas con el incumplimiento del registro de jornada, por un valor total de 2,99 millones de euros.
Con la entrada en vigor de la nueva normativa de registro horario la previsión es que se endurezcan las sanciones, que actualmente llegan a los 7.500 euros por trabajador en los casos más graves.
¿Quién es responsable de las sanciones por el control horario digital?
La responsabilidad principal recae en la empresa, que debe garantizar un registro horario digital, telemático e inalterable. Si no se implanta un sistema válido o se manipulan los datos, la Inspección de Trabajo puede multar al empleador.
No obstante, el Ministerio de Trabajo ha aclarado que también los trabajadores tienen la obligación de fichar su jornada. Si un empleado se niega reiteradamente a registrar su horario, la empresa estará obligada a sancionarle para evitar multas mayores.
¿Por qué sanciona la Inspección de Trabajo a las empresas?
Las causas más habituales de sanción son:
- No contar con sistema digital: Desde la nueva normativa, el fichaje debe ser digital, inmutable y accesible para Inspección. El papel ya no es válido.
- Registro inexacto o incompleto: Omitir pausas, entradas, salidas o turnos puede considerarse incumplimiento y acarrear sanciones.
- Manipulación del registro: Alterar datos para ocultar horas extra o irregularidades se considera fraude grave.
- No conservar 4 años: La ley exige guardar los registros al menos 4 años para posibles inspecciones.
- No entregar informes: Negarse o no poder facilitar los registros a Inspección de Trabajo supone infracción directa.
¿Qué sanciones establece la nueva Ley de control horario para 2026?
La nueva ley de control horario trabajadores 2026, que se aprobará mediante Real Decreto, refuerza la obligación de registrar digitalmente las jornadas. Todas las empresas, desde grandes corporaciones hasta pequeños comercios y autónomos con empleados, deberán implantar un sistema de fichaje homologado, accesible y seguro.
Las multas se aplican por cada trabajador afectado y se clasifican en tres niveles:
- Infracciones leves: errores menores en los registros. Multas de hasta 750 euros.
- Infracciones graves: ausencia de registro o registro inadecuado. Sanciones de 751 a 7.500 euros.
- Infracciones muy graves: manipulación o falseamiento de los datos. Multas de hasta 10.000 euros por trabajador.
¿Qué ocurre si un trabajador no ficha su jornada laboral?
Una de las novedades es que Trabajo podría obligar a las empresas a sancionar a los trabajadores que no fichen. Según el departamento, se aplicarán las normas habituales de las relaciones laborales: la empresa deberá imponer medidas disciplinarias si un empleado no registra su jornada.
De esta forma, tanto empleadores como empleados estarán obligados a garantizar que el fichaje digital obligatorio se cumpla en cada puesto de trabajo.
¿Qué pasa si un empleado trabaja más horas de las contratadas y no se registran?
Si un trabajador realiza horas extra que no se reflejan en el registro, la empresa puede enfrentarse a una sanción grave. Además, el empleado tiene derecho a que esas horas se paguen o se compensen con descansos.
Una práctica como falsear el registro horario para ocultar horas de más es considerado infracción muy grave y puede conllevar sanciones millonarias para la empresa.
¿Está permitido fichar en papel o Excel?
No. El nuevo Real Decreto de control horario 2025 establece que los sistemas manuales como papel o Excel no son válidos por su falta de trazabilidad y seguridad. El registro debe realizarse en una aplicación digital homologada, que asegure la inmutabilidad de los datos y su conservación durante al menos cuatro años.
¿Qué ocurre si se falsea el registro horario digital?
El falseamiento del registro horario se considera infracción muy grave. La Inspección de Trabajo lo califica como fraude laboral, y las multas pueden llegar a 10.000 euros por trabajador afectado. Además, el fraude puede tener consecuencias en materia de Seguridad Social y responsabilidades penales si se acredita una ocultación sistemática.
¿Qué opciones tienen empresas y autónomos con empleados para cumplir la normativa?
Las grandes empresas suelen contar con software integrado de recursos humanos, pero para las pymes y los autónomos con empleados la opción más práctica es recurrir a aplicaciones de control horario.
Existen apps gratuitas con planes básicos, aunque limitados en funciones. Entre las que cuenta con mejores opiniones, Kronjop, una app de control horario que los usuarios destacan por su precio asequible y sencillez para fichar. La empresa ofrece asesoramiento en caso de inspección de trabajo y la aplicación genera informes en tiempo real válidos para inspección. Actualizada para 2026, cumple con todos los requisitos de la normativa, incluyendo la obligación de justificar las horas extra.
También existen otras alternativas que integran otros módulos como facturación o gestión de personal. Suelen ser herramientas más complejas y orientadas a empresas con mayores necesidades de cumplimiento, caso de Intervals.
¿Qué futuro espera al control horario digital en España?
Los expertos apuntan a que España podría seguir la senda de otros países europeos, donde ya es obligatorio utilizar software aprobado por la autoridad competente para la facturación o en cajas registradoras. En el futuro, es probable que se exija que las aplicaciones de control horario cuenten con certificación oficial y funciones avanzadas de seguridad, trazabilidad y uso de inteligencia artificial para anticipar irregularidades.
La nueva Ley de control horario marcará un antes y un después en las relaciones laborales en España. Aunque las sanciones a trabajadores por el control horario digital solo se aplicarán en casos de incumplimiento individual, la responsabilidad principal seguirá siendo de la empresa.
Con multas que pueden alcanzar los 10.000 euros por empleado, las compañías (incluidos los autónomos con empleados) deben implantar cuanto antes un sistema de fichaje digital homologado y seguro.