No todos los trabajadores pueden pedir ayudas para teletrabajar y adaptar una habitación como oficina en casa

Desde el 1 de enero de 2018, la Agencia Tributaria permite al trabajador autónomo que afecte parcialmente su vivienda habitual al desarrollo de su actividad deducir los gastos de suministros, como pueden ser el agua, gas, electricidad, telefonía, internet, en el porcentaje resultante de aplicar el 30% a la proporción de metros cuadrados destinados a la actividad respecto a la superficie total del inmueble.

El empleado por cuenta ajena que teletrabaja, en cambio, no puede deducir ninguno de esos gastos en su declaración de la renta. La Agencia Tributaria considera que esos gastos son personales y, por tanto, no deducibles en el IRPF para este colectivo. La lógica responde a la propia Ley 10/2021 de trabajo a distancia: si más del 30% del horario laboral se realiza desde casa, es la empresa, y no el trabajador, quien tiene la obligación legal de sufragar o compensar los costes de equipos, herramientas y suministros necesarios para desempeñar la actividad. El asalariado que quiera recuperar esos gastos debe negociarlo directamente con su empleador, no canalizarlo a través de Hacienda.

La fórmula exacta para autónomos

La regla fiscal que se aplica a los autónomos es precisa, y permite deducir menos de lo que la intuición sugiere. No se trata de deducir el 30% de la factura completa, sino el 30% sobre la proporción de la vivienda dedicada al trabajo. Si un autónomo destina 20 metros cuadrados de un piso de 100 metros cuadrados a su despacho, la proporción afecta es del 20%. Sobre ese 20% se aplica el 30%, lo que resulta en que solo el 6% del total de cada factura de suministros es deducible. Si la factura de la luz es de 100 euros, el importe deducible es de 6 euros.

Esta regla restrictiva fue diseñada deliberadamente para evitar la aplicación mecánica del 100% del gasto sobre un bien de uso mixto. La normativa permite probar un porcentaje superior si existen elementos objetivos, como contadores separados o mediciones de consumo profesional, aunque en la práctica esa prueba resulta complicada de sostener ante una inspección.

El alquiler: otra regla, otro requisito que casi nadie cumple

Los gastos derivados de la titularidad o el arrendamiento de la vivienda siguen un tratamiento distinto al de los suministros. La amortización, el IBI, la comunidad de propietarios, el seguro del hogar o los intereses de la hipoteca son deducibles en proporción directa a la parte afectada, sin el multiplicador del 30%: si el despacho ocupa el 20% del inmueble, el 20% de esos gastos es deducible.

Para el alquiler, el tratamiento proporcional también aplica, pero con un requisito adicional que en la práctica complica mucho el procedimiento: el autónomo inquilino necesita disponer de dos contratos de arrendamiento diferenciados, uno para la vivienda habitual y otro para el espacio afecto a la actividad, sujeto este último a IVA y con retención de IRPF. El propietario, además, tiene que darse de alta como profesional y presentar liquidaciones trimestrales de IVA, una carga administrativa que hace que muy pocos arrendadores accedan a formalizar este segundo contrato. Hacienda suele exigir, además, contadores separados de agua o luz para diferenciar la parte profesional de la privada. Sin ese segundo contrato, la deducción del alquiler queda bloqueada, aunque la afectación real del espacio sea innegable.

Eso sí, ninguna de estas deducciones es válida sin un trámite previo e irrenunciable: comunicar a la Agencia Tributaria, mediante el Modelo 036 o 037, la afectación parcial de la vivienda a la actividad económica, especificando la superficie total del inmueble y los metros cuadrados destinados al despacho. Ese registro debe constar antes del inicio de cualquier deducción. Quien deduce suministros sin haberlo comunicado formalmente está deduciendo sin respaldo normativo, con independencia de que el uso profesional sea completamente real.

La única ayuda directa para adaptar el espacio es para empresas

Más allá de las deducciones fiscales, existe en algunas comunidades autónomas una vía de ayuda directa para fomentar el teletrabajo. La más relevante es la de la Comunidad de Madrid, que ofrece hasta 2.500 euros por cada trabajador con acuerdo individual de teletrabajo formalizado, con un límite de 10.000 euros por empresa. Pero el matiz es crucial: esta subvención la solicita y la recibe la empresa, no el trabajador, y solo si se cumplen los requisitos de la Ley 10/2021 (acuerdo por escrito, individual, reversible, mínimo 75% de la jornada en remoto y un año de antigüedad mínima en la empresa). Si además fue necesaria la compra de equipamiento electrónico para organizar el teletrabajo, se subvenciona el 75% adicional de ese coste, siempre que se vincule a la factura correspondiente.

El plazo para solicitar esta ayuda es de tres meses desde que se formaliza el acuerdo de teletrabajo, y se tramita de forma directa, sin concurso competitivo, mientras quede crédito presupuestario disponible. Otras comunidades, como Castilla-La Mancha o Extremadura, han tenido líneas similares dirigidas a empresas y autónomos que contratan o adaptan puestos a la modalidad remota, pero ninguna de ellas está diseñada para que el trabajador individual reciba dinero directo por amueblar o acondicionar una habitación de su propia casa.