Juan García Garrido 20 FEB 2025 - 05:30h.

MadridEn los últimos años, WhatsApp se ha convertido en una herramienta de comunicación habitual en el ámbito laboral, utilizada para coordinar equipos, transmitir información de última hora e incluso gestionar tareas diarias. Aunque esta aplicación facilita la inmediatez y eficiencia en el flujo de trabajo, su uso también genera controversias legales y laborales, especialmente cuando un empleado es añadido a un grupo de WhatsApp sin su consentimiento.

El problema principal radica en que, al ser un servicio de mensajería personal, la inclusión en un grupo de trabajo implica el tratamiento de datos personales, como el número de teléfono, lo que puede vulnerar la normativa de protección de datos y los derechos digitales de los empleados. Además, esta práctica puede derivar en una invasión de la privacidad, la alteración de la jornada laboral y la dificultad de establecer límites entre el trabajo y la vida personal.

Por todos estos motivos, es necesario saber qué dice la ley al respecto, cuáles han sido las resoluciones de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) sobre este tema, y qué opinan los expertos en protección de datos y derecho laboral sobre si los empleadores pueden o no obligar a sus trabajadores a participar en grupos de WhatsApp sin su autorización.

Marco Legal y Resoluciones de la AEPD

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha emitido diversas resoluciones que abordan esta cuestión, ofreciendo interpretaciones que varían según el contexto. En enero de 2023, la AEPD archivó una reclamación de un trabajador que fue añadido sin su consentimiento a dos grupos de WhatsApp en su empresa de logística. La agencia argumentó que el tratamiento de datos personales en el ámbito laboral puede basarse en la ejecución del contrato de trabajo, siempre que se limite a los datos mínimos necesarios para la organización del trabajo y se informe a los empleados sobre la finalidad de dicho tratamiento. 

Sin embargo, en una resolución posterior, la AEPD sancionó a una empresa por incluir a una empleada en un grupo de WhatsApp sin su consentimiento, a pesar de que ella había solicitado que las comunicaciones se realizaran exclusivamente por correo electrónico. Este caso subraya la importancia de respetar las preferencias de los empleados en cuanto a los canales de comunicación y de necesitar su consentimiento cuando se utilicen medios en los que se necesitan datos personales, especialmente cuando se trata de dispositivos personales. 

Especialistas en protección de datos han señalado la necesidad de matizar estas prácticas. La inclusión de empleados en grupos de WhatsApp sin su consentimiento puede ser legal si se utilizan dispositivos corporativos y las comunicaciones se limitan a asuntos laborales. No obstante, cuando se emplean dispositivos personales, es esencial tener el consentimiento del trabajador, ya que el uso de su número de teléfono personal implica un tratamiento de datos que debe estar justificado y ser proporcional. 

Además, la Ley 10/2021 del Teletrabajo, en su artículo 17.2, establece que es la empresa quien debe proveer de cualquier medio material o dispositivo que los empleados puedan necesitar para desarrollar su trabajo. Si para desarrollar ese trabajo, el empleado necesita un móvil con línea telefónica para las comunicaciones con la empresa, o para el registro horario, debe facilitárselo. 

Implicaciones para la desconexión digital

La inclusión de empleados en grupos de WhatsApp también plantea cuestiones relacionadas con el derecho a la desconexión digital. El uso de aplicaciones de mensajería instantánea puede difuminar las líneas entre el tiempo laboral y personal, lo que podría llevar a una vulneración del derecho de los trabajadores a desconectar fuera de su horario laboral previamente establecido. Es importante que las empresas cuenten con políticas claras que respeten este derecho y se eviten comunicaciones laborales fuera del horario establecido. 

La inclusión de empleados en grupos de WhatsApp sin su consentimiento es una práctica que debe gestionarse con suma cautela. Es importante que, antes de actuar, las empresas y sus responsables, evalúen la necesidad y proporcionalidad de esta medida, informen adecuadamente a los trabajadores sobre la finalidad del tratamiento de sus datos y respeten sus preferencias en cuanto a los canales de comunicación. El hecho de tener un consentimiento explícito de parte de los empleados implicados es una buena práctica que contribuye a garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos y a mantener un entorno laboral respetuoso con la privacidad de los individuos.