La deducción de gastos por combustible no está permitida de forma generalizada para todos los contribuyentes
Tan solo los autónomos pueden hacerlo, teniendo además ciertas condiciones para ello
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MadridCada año, cuando se acerca la campaña de la declaración de la renta, surgen las mismas dudas: ¿qué gastos puedo incluir? ¿Cómo justificar los que son deducibles? ¿Y qué ocurre con los más cotidianos, como la gasolina? Es normal que tanto los autónomos, como algunos trabajadores por cuenta ajena, se pregunten si pueden desgravar los gastos de gasolina en el IRPF. La respuesta no es sencilla, pero sí está perfectamente regulada por la Agencia Tributaria.
Gasolina como gasto deducible: solo en ciertos casos
En primer lugar, es importante señalar que la deducción de gastos por combustible no está permitida de forma generalizada para todos los contribuyentes. Solo los autónomos, es decir, los trabajadores que tributan por estimación directa y desarrollan una actividad económica, pueden plantearse incluir este tipo de gastos, siempre que estén estrictamente vinculados con su actividad profesional.
No basta con tener un coche y usarlo de forma ocasional para tareas relacionadas con el trabajo. El vehículo debe tener un uso exclusivo o prioritario en la actividad económica. Y esa exclusividad debe poder demostrarse si la Agencia Tributaria así lo solicita
La lista de actividades profesionales que pueden incluir los gastos de gasolina como deducción es limitada y clara. La propia Agencia Tributaria contempla como casos evidentes y admisibles el de los taxistas, transportistas, repartidores, agentes comerciales, instructores de autoescuela y técnicos de mantenimiento con movilidad obligada. Todos estos profesionales pueden deducirse el 100% del gasto en combustible, siempre que aporten facturas válidas y el uso del vehículo esté justificado como herramienta de trabajo.
En cambio, otros empleos, como sería el caso de un diseñador gráfico, un psicólogo o un fotógrafo que acude de vez en cuando a reuniones o sesiones fuera del estudio no podrán deducir directamente el combustible, salvo que consiga probar que el uso del vehículo es imprescindible y habitual.
Y si el vehículo tiene uso mixto: ¿qué pasa?
Esta es la situación más habitual. Muchos autónomos utilizan su coche tanto para fines personales como profesionales. En estos casos, la deducción del gasto en gasolina en el IRPF no es viable, pero sí existe una vía alternativa: la deducción parcial del IVA.
La Ley del IVA permite deducir el 50% del IVA del gasto en carburante para vehículos de uso mixto, siempre que se pueda justificar esa proporcionalidad de uso. Para ello, es necesario disponer de las facturas completas, no simples tickets, e incluirlas en el libro de registros del autónomo.
Requisitos indispensables para deducir gasolina
Los requisitos para que un autónomo pueda incluir los gastos de combustible como deducibles son estrictos y deben cumplirse simultáneamente:
- Factura completa: No basta con un ticket. La factura debe incluir nombre, NIF del emisor, NIF del receptor, fecha, base imponible, IVA, forma de pago y descripción del producto o servicio. Solo así se considera gasto deducible a efectos fiscales.
- Pago trazable: Hacienda no admite pagos en efectivo como justificante válido. Los pagos deben haberse realizado con tarjeta, transferencia o domiciliación bancaria. En otras palabras, deben dejar rastro contable.
- Vinculación directa con la actividad: El vehículo y el combustible deben estar afectados a la actividad económica, lo que en algunos casos incluso requiere presentar un modelo 036 para declarar esa afectación a la AEAT.
- Registro contable correcto: El gasto debe estar contabilizado en los libros de ingresos y gastos del autónomo o en la contabilidad de su sociedad (si tributa como empresa).
- Conservación de los justificantes: La Agencia Tributaria puede requerir la documentación hasta cuatro años después del ejercicio fiscal correspondiente, por lo que es imprescindible conservar toda la información de forma ordenada y accesible.
¿Y los trabajadores por cuenta ajena?
En términos generales, no. Un trabajador por cuenta ajena no puede incluir el gasto en combustible como deducción en la declaración del IRPF. Existen, sin embargo, casos muy específicos en los que podría plantearse. Por ejemplo, cuando el convenio colectivo establece que el trabajador asume los desplazamientos sin compensación económica.
También sería el caso si el trabajador utiliza su vehículo para visitas comerciales o atención domiciliaria, y puede probar que no recibe reembolso de la empresa. En esta corta lista también sería posible si se incluye en regímenes de dietas, siempre que estas no estén exentas y se incluyan en los rendimientos del trabajo.
Sin embargo, incluso en estos casos, la Agencia Tributaria es especialmente estricta y suele requerir pruebas exhaustivas de que ese gasto era necesario y no estaba cubierto por la empresa empleadora.
¿Y en empresas?
En el ámbito societario, una empresa puede deducirse el 100% del gasto en gasolina si el vehículo está adscrito al patrimonio de la empresa y su uso profesional está justificado. Además, puede deducirse el 100% del IVA si se demuestra uso exclusivo, y el 50% en caso de uso mixto. De nuevo, todo debe estar bien documentado y respaldado por facturas electrónicas, contratos de leasing o renting, y pólizas a nombre de la empresa.