Declaración de la Renta 2025: sanciones a empresas por no entregar el certificado de retenciones
La sanción mínima es de 150 euros por cada certificado no emitido o entregado fuera de plazo
Si hacienda considera que hay ocultación de datos las sanciones son mucho más graves
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Cada año, con la llegada de la campaña de la Declaración de la Renta, tanto trabajadores como empresas deben cumplir con una serie de obligaciones fiscales. Entre ellas, una de las más importantes para las empresas es la emisión y entrega del certificado de retenciones, un documento fundamental para que los empleados puedan justificar ante Hacienda el IRPF retenido en sus nóminas. No cumplir con esta obligación puede llegar a acarrear sanciones económicas para las empresas e incluso conllevar problemas fiscales para los trabajadores.
¿Qué es el certificado de retenciones y quiénes están obligados a entregarlo?
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El certificado de retenciones es un documento que la empresa o entidad pagadora está obligada a emitir y entregar a sus empleados y profesionales. En él se detallan los importes brutos percibidos y las retenciones de IRPF practicadas a lo largo del año fiscal.
Este certificado es esencial porque permite a los contribuyentes incluir los datos correctos en su Declaración de la Renta. Sin este documento, el trabajador o profesional puede tener dificultades para presentar su declaración correctamente o para acreditar las retenciones practicadas.
Están obligados a emitir el certificado de retenciones:
- Empresas que hayan abonado salarios sujetos a retención de IRPF.
- Autónomos que hayan contratado a profesionales y les hayan aplicado retenciones.
- Pagadores de rentas de alquiler cuando el arrendador sea una empresa o autónomo.
- Entidades pagadoras de pensiones o prestaciones sujetas a retención fiscal.
¿Cuándo y cómo se entrega el certificado de retenciones?
La empresa o entidad pagadora debe entregar el certificado de retenciones antes del inicio de la campaña de la Declaración de la Renta, es decir, antes del 1 de abril de 2025.
El documento debe incluir el nombre y NIF de la empresa y del trabajador, el importe total percibido por el trabajador en el ejercicio fiscal, la cantidad retenida en concepto de IRPF, además de la fecha y firma del responsable de la empresa o entidad. Este certificado puede enviarse por correo electrónico, en papel o a través de plataformas de gestión de recursos humanos.
Sanciones a las empresas por no entregar el certificado de retenciones
El incumplimiento de esta obligación fiscal puede derivar en sanciones por parte de la Agencia Tributaria. Las penalizaciones varían en función de la gravedad de la infracción:
- Multa fija de 150 euros por certificado no entregado: Si una empresa no entrega el certificado de retenciones a un trabajador, puede recibir una multa de 150 euros por cada certificado no emitido.
- Sanción agravada si hay intención de ocultar información: Si Hacienda detecta que la empresa oculta información de forma deliberada o impide que el trabajador pueda justificar las retenciones, la sanción puede incrementarse hasta el 50% del importe que se debía retener.
- Recargos por regularización de la declaración del trabajador: Si un trabajador no puede presentar su declaración correctamente porque su empresa no le ha proporcionado el certificado de retenciones y Hacienda detecta discrepancias, puede exigirse una regularización y aplicarse recargos por parte del organismo fiscal.
Si la empresa se niega a entregar el certificado, el trabajador puede solicitar a la Agencia Tributaria que requiera la documentación a la empresa.
El certificado de retenciones es un documento fundamental en la Declaración de la Renta 2025, y las empresas están obligadas a entregarlo a sus trabajadores antes del inicio de la campaña fiscal. De esta forma, no emitirlo o entregarlo fuera de plazo puede acarrear sanciones de hasta 150 euros por certificado y otras penalizaciones agravadas en caso de ocultación de datos. Cumplir con esta obligación no solo evita sanciones, sino que facilita que los empleados puedan realizar su declaración sin contratiempos.