Los grandes fallos actuales del control horario en las empresas, según un experto: "La jornada se registra de forma superficial"
Un experto laboral explica en qué consiste la nueva reforma del sistema de control horario en la que trabaja el Gobierno, los principales errores que se cometen actualmente y los grandes retos para las empresas
El Gobierno acelera la reforma del registro horario: control digital y acceso remoto a trabajadores e Inspección de Trabajo
El Gobierno ultima el real decreto que reformará el sistema de control horario con la intención de reforzar la digitalización, la interoperabilidad y el acceso directo de la Inspección de Trabajo a los registros.
La futura norma obligará a muchas empresas a revisar cómo fichan sus empleados, cómo conservan esa información y si el sistema que utilizan está preparado para cumplir con las nuevas exigencias.
“La modificación a tener más en cuenta es que el registro horario pasa de ser digital por obligación”, explica José Plaza, Product Compliance en PayFit, asesoría laboral digital.
Según añade, hasta la publicación del nuevo real decreto el registro “puede gestionarse mediante diferentes soportes, como el papel”, pero el objetivo de la reforma será “conseguir que los registros sean fiables, trazables, no manipulables y que recojan de manera exhaustiva las horas que cada empleado trabaja cada día”.
El foco estará en la digitalización y en la disponibilidad de los registros
Uno de los aspectos que más peso gana con la reforma es la disponibilidad de la información. “La nueva normativa hace hincapié en la disponibilidad de la información. Las entidades deben tener disponibles sus registros para que estos puedan ser consultados por la Administración y la plantilla propia”, señala el experto.
Esa exigencia, a su juicio, hará que “muchas empresas tengan que revisar cómo están trabajando en la actualidad en relación al control y registro horario para actualizar esta metodología hacia soluciones más tecnológicas y automatizadas”.
Ese cambio afectará de forma muy distinta según el punto de partida de cada pyme. “Existen empresas que ya han incorporado en su día a día la automatización y han digitalizado algunos de sus procesos laborales. No obstante, son muchas las pequeñas y medianas empresas que siguen con procesos manuales que han utilizado desde 2019”, explica.
Las pymes siguen divididas entre la automatización y los procesos manuales
La adaptación al nuevo modelo no será igual para todos. Plaza reconoce que “dar el salto hacia la digitalización es una tarea que les parece muy complicada” a muchas pequeñas y medianas empresas, aunque también sostiene que “con buenas herramientas puede darse de forma ágil y muy beneficiosa”.
Aun así, cree que el tejido empresarial ya ha demostrado capacidad para adaptarse cuando la tecnología aporta un beneficio claro. “Estos últimos años, las pymes han demostrado que poseen una gran capacidad para integrar nuevas tecnologías cuando estas soluciones aportan un aumento de la productividad y competencia”, afirma.
Por eso, considera que el punto clave de la reforma estará en que las herramientas que deban introducir las empresas “sean fáciles de entender y aplicar sin añadir complejidad al trabajo diario”.
Los errores en el fichaje diario, las horas extra y el teletrabajo
Aunque el control horario es obligatorio desde 2019, el experto sigue detectando fallos habituales en muchas organizaciones. “Uno de los fallos que vemos constantemente es pensar en el control horario únicamente como un trámite administrativo”, advierte.
Esa visión, según explica, provoca que la jornada se registre “de forma superficial” o que no se realice “de manera diaria”, sin especificar “exactamente el horario de inicio y fin de jornada”.
Además, recuerda que hay otros puntos especialmente conflictivos en una posible inspección. “Otros puntos conflictivos son las horas extras, pausas o empleados que trabajan desde casa”, señala.
Por eso insiste en que “es importante definir bien el sistema para su correcta aplicación y asegurar así su cumplimiento durante un proceso de inspección”.
RRHH tendrá que trabajar con datos accesibles y menos carga documental
El acceso más directo de la Inspección a los registros también afectará a la gestión diaria de los departamentos de Recursos Humanos. “Si ponemos el foco en el área de RRHH, estos cambios implican trabajar con información ordenada, eficaz, accesible y digitalizada”, explica Plaza.
Y resume el cambio con una frase que, a su juicio, define bien el nuevo escenario: “la gestión de los documentos pierde peso frente a la gestión de datos en tiempo real”.
El experto considera que ese cambio también puede convertirse en una oportunidad para las empresas. “Este requerimiento puede transformarse en una oportunidad en pro de profesionalizar ciertas formas de trabajar”, asegura.
De hecho, añade que “tener más tiempo para otras tareas como la gestión de equipos es algo mucho más viable si el departamento dedica menos tiempo a cuestiones meramente administrativas”.
La inversión inicial, la protección de datos y la dificultad de algunos sectores
En las pequeñas empresas con menos recursos, el primer impacto puede estar en la implantación o actualización de las herramientas. “Si miramos a corto plazo, el mayor obstáculo puede ser el de la inversión para la implantación o actualización de las herramientas de control horario”, afirma. En las compañías que siguen con sistemas manuales, ese desembolso “puede ser un hándicap”.
Pese a ello, Plaza cree que la digitalización puede compensar a medio plazo. “Esta inversión inicial puede conllevar muchos más beneficios. Automatizar procesos genera ahorros operativos, además de reducir errores y mejorar la gestión del tiempo de los empleados”.
Junto a esa inversión, otro de los debates que rodea a la reforma es la protección de datos. “Un peligro añadido a este registro horario es que se quedan almacenados los datos personales de los empleados”, recuerda.
Por ello, las empresas deben regirse por el Reglamento General de Protección de Datos y la normativa vigente para asegurarse del correcto tratamiento de esta información sensible. Entre las medidas que considera más relevantes menciona “la información a los trabajadores de cómo se usa la herramienta, limitar los accesos a la información de la plataforma y trabajar con plataformas que aseguren y adopten todas las medidas pertinentes relacionadas con la protección de la información y privacidad”.
El primer paso para adaptarse al nuevo control horario
De cara a la aprobación de la norma, Plaza recomienda revisar ya el sistema actual. “El primer paso debería ser revisar si el sistema de registro horario que utiliza la empresa está realmente preparado para cumplir con las exigencias que ya se conocen: que el registro sea digital, fiable, trazable y que permita reflejar el inicio y el fin de la jornada de forma personal y sin fricciones”.
Y deja una recomendación final para las empresas que todavía no cuentan con una herramienta preparada: “Si hoy ese sistema no da esas garantías, lo sensato sería no esperar a la publicación definitiva para empezar a corregirlo”