Multa de hasta 30.000 euros por no conservar las facturas durante el plazo legal: el error contable que acaba en inspección
La Agencia Tributaria puede reclamarnos nuestros documentos de contabilidad hasta que prescriban las obligaciones con ellos a los cuatro años.
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Cuando uno gestiona una empresa o es un trabajador por cuenta propia (autónomo), necesita llevar una correcta contabilidad del negocio. Esto no solamente implica hacer todo el papeleo en tiempo y forma y pagar los correspondientes impuestos, sino que hay una obligación de hacer de archivo para poder responder ante cualquier requerimiento que nos haga la Agencia Tributaria u otra instancia. De lo contrario, no haber custodiado correctamente documentos como facturas, albaranes, justificantes de pago, libros de ingresos y gastos, declaraciones fiscales o contratos puede exponernos a una cuantiosa sanción económica.
Cuánto tiempo tienes que guardar las facturas
Según la principal legislación con la que funciona Hacienda, la Ley General Tributaria, su artículo 29.2 dice que “los obligados tributarios que deban presentar autoliquidaciones o declaraciones por medios telemáticos deberán conservar copia de los programas, ficheros y archivos generados que contengan los datos originarios de los que deriven los estados contables y las autoliquidaciones o declaraciones presentadas”, así como “la obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias”. Las facturas que podríamos conservar serían las de ventas y prestación de servicios, de compras y gastos, simplificadas, rectificativas y facturas electrónicas.
En cuanto al periodo previsto de conservación, se iguala al plazo de prescripción de las obligaciones con Hacienda, que está fijado en cuatro años. Este mismo plazo también figura en el artículo 165.1 de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido, al coincidir el periodo de prescripción. “Las facturas recibidas, los justificantes contables y las copias de las facturas expedidas, deberán conservarse, incluso por medios electrónicos, durante el plazo de prescripción del Impuesto. Esta obligación se podrá cumplir por un tercero, que actuará en nombre y por cuenta del sujeto pasivo”. Añaden, eso sí, que “cuando los documentos a que se refiere el párrafo anterior se refieran a adquisiciones por las cuales se hayan soportado o satisfecho cuotas del Impuesto sobre el Valor Añadido cuya deducción esté sometida a un período de regularización, deberán conservarse durante el período de regularización correspondiente a dichas cuotas y los cuatro años siguientes”.
Adicionalmente, hay otros organismos que pueden requerir de una copia de las facturas emitidas o cobradas, a modo de justificante de nuestras operaciones. Uno de ellos sería el Código de Comercio, según el cual deberías guardar los libros contables y justificantes sobre tu negocio por un plazo mínimo de 6 años. En caso de que seamos requeridos por la Justicia, si hay sospechas de descuadres que hagan saltar la alarma de blanqueo, el plazo de conservación podría llegar a ser de hasta 10 años.
Sanciones por no conservar la facturación
El artículo 201 de la Ley General Tributaria es el que fija las sanciones que se pueden aplicar en caso de inspección fiscal y no tener copias de las facturas requeridas. “Constituye infracción tributaria el incumplimiento de las obligaciones de facturación, entre otras, la de expedición, remisión, rectificación y conservación de facturas, justificantes o documentos sustitutivos”. Concretamente, la falta de conservación de facturas puede conllevar multa porcentual sobre el importe de la facturación.
“Cuando el incumplimiento consista en la falta de expedición o en la falta de conservación de facturas, justificantes o documentos sustitutivos, la sanción consistirá en multa proporcional del dos por ciento del importe del conjunto de las operaciones que hayan originado la infracción. Cuando no sea posible conocer el importe de las operaciones a que se refiere la infracción, la sanción será de 300 euros por cada operación respecto de la que no se haya emitido o conservado la correspondiente factura o documento”. Además, en caso de agravante “se graduarán incrementando la cuantía resultante en un 100 por ciento si se produce el incumplimiento sustancial de las obligaciones anteriores”. En este ejemplo del 4% de sanción estaría no guardar copias de ninguna factura de algún ejercicio.
Como todo se entiende mejor con un ejemplo concreto, podemos referirnos a uno que publicó el Centro de Estudios Financieros. “El restaurante MAC ha sido citado para una comprobación general de su situación tributaria del último ejercicio no prescrito. El volumen de facturación ha sido de 2.000.000 de euros. Preguntado en la primera visita por el inspector acerca de la conservación de las copias de los tiques, el contribuyente ha manifestado que no guarda copia de ninguno de ellos”.
La sanción aplicable para ese caso de una empresa o autónomo con una facturación de 2 millones de euros sería la siguiente: “El incumplimiento en la falta de conservación de las facturas constituye una infracción grave que se sanciona con multa pecuniaria proporcional del 2 por 100 del conjunto de operaciones (40.000 euros para un volumen de negocio de 2.000.000 de euros). Como en este caso, además, no se ha conservado ninguna factura, se ha producido un incumplimiento sustancial de la obligación de facturación (afecta a más del 20% del importe de las operaciones sujetas al deber de facturación), en cuyo caso se incrementará la cuantía de la sanción en el 100 por 100. Es decir, la sanción resultante es el 4 por 100 de 2.000.000 = 80.000 euros por el último ejercicio”.
